Jak wygląda profesjonalna organizacja konferencji?

Organizacja konferencji może wydawać się przytłaczającą inicjatywą. Ilość spraw do załatwienia jest tak duża, że większość osób unika wzięcia na siebie za to odpowiedzialności. Chociaż nie jest to przedsięwzięcie łatwe, to wciąż można je wykonać sprawnie i bez większego stresu. Tajemnicą udanego wydarzenia jest przemyślany plan. Dzięki niemu będziemy w stanie systematycznie realizować nasze założenia od początku do samego końca.

Od czego zacząć profesjonalną organizację konferencji?

Kiedy planujemy wziąć na siebie organizację konferencji, możemy poczuć się bezradni. Dlatego już na samym początku dobrze jest stworzyć zespół, który pomoże nam w tym przedsięwzięciu. Sprawdzona ekipa znacznie przyspieszy cały proces i zdejmie dużo presji z naszych barków. Warto dokładnie zastanowić się, kogo wybierzemy na dane stanowisko. Możliwości obsadzenia ludzi jest wiele: od osób witających gości konferencji przez techników po osoby prezentujące coś na scenie.

Jakie są fundamentalne kroki przy organizacji konferencji?

Tak jak w przypadku innych większych wydarzeń organizację konferencji należy rozpocząć od ustalenia celu, dla którego ją tworzymy. Od tego zależy, jak potoczą się dalsze etapy przygotowań. Konferencja profesorów filozofii, którzy będą słuchali rozpraw na skomplikowane tematy, różni się od spotkania menedżerów, których głównym zadaniem jest podnieść swoje kompetencje. Tak samo spotkanie ze znanym misjonarzem będzie wymagało innych środków i organizacji. Dlatego musimy wiedzieć dla kogo i po co tworzymy dane wydarzenie. 

Kiedy już to opanowaliśmy, warto zarezerwować jakiś termin. Przy tym punkcie bardzo ważne jest, żeby zrobić to z dostatecznym wyprzedzeniem. Po pierwsze goście konferencji zazwyczaj mogą mieć napięte grafiki. Dodatkowy czas na zapisanie naszego wydarzenia w kalendarzu bez wątpienia będzie pomocny. Inną kwestią jest sala, którą będziemy wynajmować. Często terminy są zarezerwowane na kilka tygodni, a nawet miesięcy do przodu. 

W następnym kroku musimy skutecznie wypromować naszą konferencję. Jeżeli odbiorcami będzie grupa składająca się w głównej mierze ze znajomych i współpracowników, to nawet zwykły telefon może wystarczyć. Jednak warto mieć pod ręką coś, do czego goście będą mogli zajrzeć, żeby przypomnieć sobie szczegóły konferencji (data, miejsce, godzina itp.). Popularną formą zaproszeń jest stworzenie wydarzenia na Facebooku. To ulubione narzędzie o całkiem dużym zasięgu.

Co należy zrobić w dalszej części organizacji konferencji?

Poprzednie punkty są niezbędnym gruntem, na którym możemy budować solidną konferencję. Pamiętajmy, że mamy do swojej dyspozycji grono zaufanych współpracowników, z których pomocy nie tylko możemy, ale i powinniśmy skorzystać. 

Wyznaczmy jedną osobę, która zadba o zorganizowanie sali i wszystkich szczegółów z nią związanych. W tym miejscu warto się upewnić, czy cena za wynajem jest naliczana za doby, czy godziny. Jeżeli sala znajduje się w hotelu, a my mamy gości, którzy potrzebują noclegu, można zapytać o zniżki. Hotele w takim wypadku często proponują specjalne promocje, dzięki którym będziemy mogli zaoszczędzić nieco pieniędzy.

Nie można też zapomnieć o cateringu. Takie wydarzenia trwają zazwyczaj dłużej niż kilka godzin. Uczestnicy będą potrzebowali kilku przerw na kawę i ciasto. Upewnijmy się, że obsługa zajmie się dostarczaniem wszystkich soków, ciasteczek i innych przekąsek. Natomiast po przerwie powinni wszystko szybko uprzątnąć i przygotować na następną sesję. Jeżeli w cenie wynajęcia sali jest wliczony catering, szczegóły należy uzgodnić z hotelem. Natomiast w przypadku zewnętrznej firmy cateringowej można zostawić to im. 

Przy organizacji konferencji bardzo łatwo zapomnieć o najważniejszych rzeczach. Jedną z takich rzeczy jest nagłośnienie. Jeżeli nie zadbamy o to wystarczająco wcześnie, w czasie trwania imprezy nie będzie już na to czasu. Mówcy potrzebują mieć mikrofon pod ręką. Musi być w pełni naładowany, a w pogotowiu powinny być przygotowane zapasowe. Ekipa techniczna ma zadbać o to, żeby dźwięk był słyszalny nawet w ostatnich rzędach, ale nie ogłuszał ludzi znajdujących się z przodu. Dobrym pomysłem będzie przeprowadzenie próby generalnej z użyciem całej technologii. W ten sposób będziemy w stanie wyłapać większość usterek i szybko je naprawić.

Kolejną ważną kwestią jest logistyka wydarzenia. Nie wszystkie sale są dobrze oznaczone przez hotel. Warto być przygotowanym na taką ewentualność. Można poprosić kilku ludzi, żeby witali uczestników i wskazywali drogę. Już na wstępie goście poczują się ważni i zadbani. Zwróćmy również uwagę na parkingi i dojazdy. Uczestnicy powinni mieć miejsce, żeby zaparkować swój samochód. Dla tych, którzy planują dotrzeć na miejsce komunikacją miejską, warto udostępnić spis numerów autobusów i tramwajów, które dojeżdżają pod hotel. Przydatna będzie także mapka, gdzie się wydarzenie odbywa.

Organizacja konferencji wiąże się z wieloma innymi szczegółami, które często wychodzą dopiero podczas przygotowań. Ważne, żeby podejść do tego z opanowaniem i trzymać się wcześniej stworzonego planu.

Dodaj komentarz

Twój adres email nie zostanie opublikowany. Pola, których wypełnienie jest wymagane, są oznaczone symbolem *