Przeprowadzka kojarzy się nam najczęściej z czymś nieprzyjemnym. Godziny spędzone na przepakowywaniu, pakowaniu, kursowaniu czy też kursowanie po schodach. Musimy przyznać rację, że brzmi to naprawdę koszmarnie. Zwykła mieszkaniowa przeprowadzka jest już męcząca oraz żmudna, a co dopiero gdy nasza firma zmienia swoje lokum? W przypadku przeprowadzki firm przewozimy o wiele mniej osobistych rzeczy, ale jak najbardziej tak sprzęt czy też meble. Ilości wszystkich rzeczy także jest więcej niż w przypadku domowej przeprowadzki. Jak zatem sprawić, aby przeprowadzka firmy była operacją sprawną? O tym już za moment.
Przede wszystkim jasny plan
Jeśli chodzi o przeprowadzki firm, to zawsze najważniejszy jest jasny plan. Można powiedzieć, że jest to klucz do naszego sukcesu. Należy przeprowadzić tak naprawdę masę spotkań jaki także rozmów pomiędzy firmą przeprowadzkową a biurem. Musimy dokładnie ustalić, co konkretnie jest do przewidzenia, jakie konkretne materiały będą nam potrzebne do zabezpieczenia rzeczy przenoszonych, ile ciężarówek musi być zaangażowanych oraz ile osób konkretnie. Analiza dokładna stanu rzeczy pozwala nam na naprawdę dobre przygotowanie do samej przeprowadzki oraz także pozwoli na uniknięcie w takiej sytuacji olbrzymiego chaosu.
O czym koniecznie musimy pamiętać?
Na pewno na początku, tuż po dostarczeniu przez przeprowadzkową firmę odpowiednich materiałów, musimy pamiętać o oklejaniu całego naszego biura jak i także udrożnić przejścia komunikacyjne. Chodzi o to, aby cała zaplanowana akcja przeprowadzkowa szła niezmiernie sprawnie. W kolejnym kroku powinniśmy się zająć sprzętem. Musimy rozłączyć komputery, dobrze je spakować oraz oczywiście opisać opakowania ich. Wszystko po to, aby w późniejszym okresie dosyć łatwo identyfikować je. Warto także zwrócić uwagę na to, aby przygotować wcześniej plan rozstawienia już biura w nowej siedzibie. Pomoże nam to, aby można było w miarę szybko rozłożyć sprzęt. Pamiętajmy, że czas to pieniądz. Identycznie musimy postąpić w przypadku pozostałych urządzeń. Mamy tutaj na myśli – drukarki, kserokopiarki oraz pozostałe meble biurowe. Na pewno nam to ułatwi w późniejszym etapie zaaklimatyzowania się w siedzibie nowej firmy.
Jaka jest tragedia każdej przeprowadzki? Dokumenty
Musimy także szczególną uwagę zwrócić na opisanie dokładne opakowań, do których trafiły bezpośrednio dokumenty czy też segregatory z racji na ich ważność w samej działalności firmy. Na całe szczęście w dobie Internetu jak i także sieci wewnętrznych firmowych, zdecydowanie większość takich danych nawet w razie jakiejś utraty odzyskamy poprzez bazy dany wewnętrzne. Jednak w dalszej kolejności dokumentacja papierowa jest niezbędną dokumentacją, zatem zatroszczyć się warto o nią podczas samej przeprowadzki. Na pewno także warte przemyślenia jest także uaktualnienie dokumentów oraz także pozbycie się tych które kompletnie zalegają w biurze, aby niepotrzebnych dokumentów nie przewozić oraz jednocześnie pozbyć się ciężaru dodatkowego.
Czy praca do późnych nocnych godzin jest problemem?
Warto jednak zwrócić uwagę na to, w konkretnie jakich godzinach pracuje biuro oraz czy są to godziny pracy regularne jak na przykład od 7 do 15, które pozwalają na zajęcie się procesem przeprowadzki w popołudniowych godzinach. Umożliwia nam to pracę biura w zasadzie bez żadnej przerwy, która wynika bezpośrednio z przeprowadzki, czy może jednak jest to biuro, które pracuje do godzin nocnych późnych, przez co przemyśleć warto samą możliwość przeprowadzenia takiej sytuacji w nocy.
Informacja to klucz do sukcesu
Na pewno bardzo ważne jest informowanie swoich pracowników i to bieżące o krokach konkretnych przeprowadzki naszej firmy, które ich dotyczą bezpośrednio, aby swoje stanowiska posprzątali oraz także doprowadzili je do samej postaci, która umożliwia przeprowadzkowej firmie na sprawne pakowanie właśnie ich miejsca pracy. Co jak co, ale musimy mieć świadomość, że przyspieszy to jak najbardziej cały proces, jak też absolutnie nie da powodu do zwiększania stresu oraz i tak już związanego niewątpliwie ze zmianą adresu naszego biura.
Musimy mieć na uwadze, że dla niektórych pracowników zmiana miejsca pracy może okazać się bardzo problematyczna. Szczególnie gdy przenosimy firmę na drugi koniec miasta. Niektórzy z pracowników nie tylko będą musieli liczyć się z większym kosztem dojazdu, ale także zdecydowanie z czasem dojazdu. Musimy się także jako pracodawcy liczyć z tym, że niektórzy pracownicy dadzą wypowiedzenie. Dlatego właśnie z tego powodu o planach swoich musimy dać znać pracownikom stosunkowo szybciej. Dobrym okresem czasu na powiadomienie o planach jest dwa miesiące czy też trzy miesiące wcześniej. Nikt nie załatwia takich spraw na ostatnią chwilę.
Jednak gdy wszystko zaplanujemy, zatrudnimy dobrą firmę przeprowadzkową oraz możemy liczyć na wsparcie i pomoc swoich pracowników to na pewno wszystko przebiegnie sprawnie oraz tak jak sobie to zaplanowaliśmy.